Внедрение Битрикс24 в Ростове-на-Дону

Техническая часть перехода на портал предсказуема и укладывается в сроки. Непредсказуемо ведёт себя отдел продаж: люди привыкли к своему файлу, помнят клиентов наизусть и искренне считают, что новая программа их только тормозит. Именно на этом ломается большинство проектов, а не на импорте. Разбираем, как устроен переход в торговых компаниях Ростова-на-Дону и что делают в те две недели, когда старый учёт ещё жив, а новый уже запущен.

Что вообще предстоит перевозить

Формально база лежит в файле на общем диске. По факту она разложена минимум на пять частей: контрагенты в 1С у бухгалтерии, номера в личных телефонных книгах, условия в переписке, заявки в почтовом ящике и отдельные списки у торговых представителей, которые ездят по области и ведут маршруты сами. Первое, что делает аудит, – превращает это в таблицу «источник, ответственный за выгрузку, срок». Дальше становится понятно, что две трети времени уйдёт не на настройку, а на приведение данных в порядок.

Уход менеджера как повод для перехода

Рынок труда Ростовской области подвижный: в опте, стройке и перевозках продавцы меняют место работы часто. Пока история клиента живёт в личном телефоне, каждое увольнение стоит компании нескольких сделок и всех незаписанных обещаний. После перехода счёт другой: переписка, записи разговоров, задачи и документы остаются внутри компании, а нового сотрудника вводят в дела за день. Ради этого внедрение чаще всего и заказывают – красивые отчёты идут бонусом, а не целью.

Побочный эффект замечают позже: сроки ввода новичка сокращаются в разы. Раньше человек два месяца собирал по коллегам, кто из клиентов что покупает и с кем как разговаривать. Теперь он открывает карточку, читает историю переписки, слушает пару разговоров предшественника и на третий день звонит осмысленно. Для отдела в Ростове-на-Дону, где за год меняется четверть состава, это самостоятельная статья экономии.

Правило одного входа

Первое и главное требование звучит так: с даты запуска ни одно обращение не заводится мимо портала, независимо от того, пришло оно звонком, письмом, из мессенджера или через форму. Чтобы правило исполнялось, каналы подключают заранее – АТС, WhatsApp, Telegram и сайт связывают с порталом ещё до обучения, это работа от 35 000 ₽ и три дня. Пока хотя бы один канал приходится переносить вручную, правило нарушается на второй день, и виноват будет не отдел.

Кто смотрит на старый файл каждый день

На переходный период заказчик выделяет своего человека, обычно руководителя отдела. Его работа на эти недели описывается тремя действиями: утром открыть старую таблицу и посмотреть, не появилось ли там новых строк; если появились – выяснить, почему сотрудник пошёл туда, а не в портал; вечером свести число заявок в системе с числом звонков на АТС. Причина почти всегда техническая: не хватило поля, не нашёлся клиент, не открылось с телефона. Разбираться нужно с настройкой, а не с людьми, иначе отдел начнёт скрывать проблемы.

Насколько долго живут две системы

Параллельная работа неизбежна, но её срок ограничивают заранее. Начатые до запуска сделки доводят там, где они начались, чтобы не переписывать их посреди согласования. Дублирование данных в двух местах допускается не больше десяти рабочих дней и только по суммам – при полном дублировании продавцы получают двойную нагрузку и начинают тихо саботировать. Когда неделя проходит без единой новой записи в старом файле и цифры сходятся с бухгалтерией, файл закрывают на запись и убирают с общего диска.

Обучение отдела на тридцать человек

Большую команду не учат разом: половина зала перестаёт слушать через двадцать минут. Разбиваем на группы по ролям, у каждой свой сценарий:

• продавцы – приём обращения, карточка, задача, счёт и коммерческое предложение;
• торговые представители – работа с телефона: маршрут, визит, долг клиента, отчёт о встрече;
• руководители – контроль загрузки, просроченные задачи, сводка по стадиям;
• бухгалтерия – счета, оплаты и то, что подтягивается обменом с 1С.

Занятия ведём на реальных клиентах компании, а не на демонстрационных примерах: человек должен уйти с занятия, уже заведя свою настоящую сделку. Всего на обучение отводится два дня.

Как меняется утренняя планёрка

Хороший признак того, что переход состоялся, – совещание начинает опираться на экран, а не на память. Вместо вопроса «как дела по клиентам» руководитель открывает список сделок с просроченной датой следующего шага и идёт по нему сверху вниз. Разговор из общего становится конкретным: почему по этой отгрузке неделю нет движения, что мешает по той. Первые планёрки в новом формате проходят тяжело, потому что сразу видно, у кого воронка нарисована. Но именно они переводят систему из разряда «нас заставили заполнять» в рабочий инструмент: когда по данным принимают решения, данные начинают вносить аккуратно.

«В таблице было быстрее» – что за этим стоит

Возражение почти всегда справедливо, и спорить с ним бесполезно, нужно разбирать. Медленно работать заставляют три вещи: обязательные поля, которые нечем заполнить на первом звонке, отсутствие шаблонов документов и лишние клики там, где раньше хватало строки. Лечится всё это настройкой: на входе оставляем три обязательных поля, счёт и предложение делаются в два касания, повторяющиеся действия вешаем на роботов. Если после правок отдел всё равно возвращается в Excel, значит, вопрос не в удобстве, а в нежелании показывать свою воронку, и это уже управленческая задача.

Первый список, который поднимают после запуска

Как только база в системе, из неё вытаскивают покупателей без отгрузок за последние полгода. В средней оптовой компании Ростова-на-Дону таких оказывается 30–40 %, и большая часть ушла не к конкуренту, а просто потому, что о ней забыли. Обзвон по этому списку – самый быстрый способ вернуть деньги, потраченные на внедрение. Второй по скорости – сделки, где товар отгружен, а оплата не пришла: в опте и стройке их набирается заметно, и после переезда по каждой ставится задача с датой.

Оба списка полезно поднять в первую же неделю после обучения, пока интерес к системе высокий. Отдел получает не абстрактное задание «осваивать программу», а понятную работу с деньгами на конце, и отношение к порталу меняется быстрее любых уговоров.

Что остаётся у компании после сдачи

Кроме настроенного портала заказчику передают письменный регламент: как заводится обращение, кто отвечает за сделку, в какие сроки закрываются задачи, что считается просрочкой, кто имеет право выгружать контакты в файл. Документ на несколько страниц, но именно он позволяет через полгода спросить с сотрудника по правилам, а не по настроению. Новых людей вводят в работу по нему же, и это заметно короче, чем пересказывать порядок словами.

Второй документ – короткая инструкция администратора: как завести сотрудника, как передать его сделки при увольнении, как поменять состав воронки. Без неё любая мелкая правка превращается в обращение к подрядчику, а компания оказывается привязанной к нему на ровном месте.

Сроки, деньги и что берут следующим

Полное внедрение для отдела продаж обойдётся от 180 000 ₽, срок 3–4 недели: разбор процессов, автоматические задачи и роботы, интеграции, отчёты, регламент. Смета фиксируется договором до старта, месяц после сдачи правки по замечаниям бесплатны, лицензию Битрикс24 компания оплачивает вендору сама. РОСТСАЙТ с 2011 года ведёт проекты в 79 городах России, и Ростов-на-Дону в их числе, и следующим шагом обычно берут связку портала с интернет-магазином, сквозную аналитику по контекстной рекламе и приём обращений через чат-бота. Полный перечень работ – в разделе автоматизация бизнеса.

Позвоните и опишите ситуацию: сколько человек в отделе, где сейчас ведут сделки и когда удобно запускаться, – мы посчитаем срок перехода по Ростову-на-Дону и назовём цену до начала работ. Телефон: +7 (901) 417-22-12.